Seçim ve Sağlama: Kütüphane koleksiyonuna satın alma ve bağış yoluyla materyal sağlanır:
Satın Alma: Nisan ayının son haftası “kitap istek formları” zümre başkanlarına dağıtılır. Gelen formlar kütüphaneci tarafından çift alımları önlemek için önce kütüphane katalogundan taranır. Daha sonra istenilen kitapların bibliyografik künyeleri kontrol edilerek eksiklikler varsa tamamlanır. Genel bir taslak liste oluşturulur. Kütüphanede daha çok ihtiyaç duyulan, ya da koleksiyonda eksik olan konulardaki kitapların siparişine öncelik verilir. Bu listeler genel koordinatör, okul müdürü ve kütüphaneci tarafından görüşülür. Genel Koordinatör tarafından onaylanır. Onaylanan listenin bir örneği muhasebeye gönderilir. İstenen kitaplar okul kütüphanecisi tarafından ya da Bilkent Üniversitesi Merkez Kütüphane Sağlama Birimi tarafından sipariş edilebilir. Siparişi kendiniz verecekseniz, istenilen materyallerin piyasadan toplanması için aracı bir yayınevi ile anlaşabilirsiniz. 2003-2004 yılında Özel Bilkent Lisesi ve İlköğretim Okul’u Bıçaklar Yayınevi ile çalışmaktadır. Yayınevi’nden kitaplar geldiğinde mutlaka fatura ile karşılaştırmanız ve kitapların sayfalarını kontrol etmeniz gerekir. Kitabın sayfaları eksik olabilir. Eksik bir kitap ya da yanlış bir kitap gönderilmiş olabilir. Eğer Merkez Kütüphane aracılığı ile sipariş verilecekse, sipariş listesi Merkez Kütüphane Sağlama Birimi’ne gönderilir. Gelen faturalar ödenmesi için mutlaka muhasebeye gönderilmelidir.
Bağış: Lise ve İlkokul Kütüphanesi’ne yurt dışındaki çeşitli okul kütüphanelerinden, velilerden, öğrencilerden çeşitli kurum ve kuruluşlardan çeşitli materyaller bağışlanmaktadır. Bağışlanan her materyalin kabul edilmesi mümkün değildir. Bağışlanan materyallerin aşağıda belirtilen özellikleri taşıması gerekir:
- Kullanıcıların ihtiyaç duyup, kullanacakları bir materyal mi?
- Kullanıcıların seviyesine uygun mu?
- Fiziksel özellikleri iyi mi?
- Kütüphanede yeterli yer var mı?
- Bağış yapan kişinin özel bir isteği var mı?
Bağışlanan materyaller kütüphaneci tarafından yukarıda belirtilen özelliklere dikkat edilerek gözden geçirilir. Kitapların içerikleri ve seviyeleri hakkında zümre başkanlarının ve ders öğretmenlerinin de görüşü alınır. Uygun olan materyaller sınıflama ve kataloglama işlemleri için Bilkent Üniversitesi Merkez Kütüphane Katalog Birimi’ne gönderilir. Bağış yapan kişi ve kurumlara teşekkür yazısı yazılmalıdır. Bağışları kabul edilmeyen kişi ve kurumlara da, açıklayıcı bir mektup gönderilmesi gerekir.
Kataloglama ve Sınıflandırma:
Kataloglama ve sınıflandırma işlemleri Bilkent Üniversitesi Merkez Kütüphane Katalog Birimi tarafından yapılmaktadır. Özel Bilkent İlköğretim Okulu ve Lise Kütüphanesi’nde sınıflama sistemi olarak “Library of Congress Classification System” (Amerika Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi) kullanılmaktadır. Konu başlıkları AACR2’ye göre verilir. Siparişi kendiniz vermişseniz, gelen kitaplara sınıflandırma numarası verilmesi ve bilgisayar ortamında kataloglanması için Merkez Kütüphane Kataloglama Birimi’ne göndermeniz gerekir. Fakat materyalleri göndermeden önce materyallerin arkasına, materyalin koleksiyona sağlanış biçimi (satın alma, bağış, değişim gibi), yayınevi, tarih ve fiyat bilgilerinin (Satın Alma, Longman, 2003 – $10) yazılması gerekir.
Bakım, Onarım ve Koleksiyonun Güncelleştirilmesi:
Her ders yılı sonunda, kütüphane-bilgi merkezi koleksiyonu uzman kütüphaneci tarafından gözden geçirilir.
- Çok okunmaktan dolayı tamir olunamayacak derecede yıpranmış olan kitapların,
- Bilimsel değeri kalmamış ve dili anlaşılmayan,
- Kullanıcıların seviyelerinden çok düşük ya da çok yüksek kitapları,
- Okul kütüphanesinde bulunmaması gereken içerikteki kitaplar (çok açık resimler ve argo kelimeler içeren vb.), raf okunurken tespit edilerek, koleksiyondan ayıklanır. Ayıklanan kitapların bir listesi hazırlanarak, bu kayıtların düşümlerinin yapılabilmesi için katalog birimine gönderilmesi gerekmektedir. İlköğretimin düzeyine uygun olan kitaplar, ilkokula bağışlanarak kayıtları ilkokula aktarılır. Bu kitapların listesi de mutlaka katalog birimine gönderilmelidir.
